WeFact voorkeuren

De pagina's achter de menuknop WeFact voorkeuren bevatten alle instellingen die u kunt maken binnen WeFact. Hieronder treft u een inhoudsopgave en een weergave van de instellingenpagina.





Algemene instellingen

Op de pagina voor algemene instellingen kunt u diverse instellingen bewerken. Het beste kunt u alle tabbladen op deze pagina rustig doorlopen en bekijken wat de gewenste instelling is.

Hieronder leggen we enkele instellingen uit die mogelijk meer toelichting kunnen gebruiken.

Facturen en offertes > Periodieke facturen: (dgn)
Met deze instelling kunt u aangeven wanneer u abonnementen wilt factureren. Als de periode van een abonnement bijvoorbeeld op 1 januari start, kunt u 2 weken eerder al de factuur laten aanmaken. U vult dan bij deze instelling '14' dagen in.

Herinneringen en aanmaningen
Onder 'Herinneringen en aanmaningen' kunt u alle instellingen bewerken voor het versturen van herinneringen en aanmaningen. Zo kunt u aangeven of de originele factuur meegestuurd moet worden en wat de termijnen zijn wanneer u wilt herinneren. Voor het automatisch verzenden van herinneringen dient u onder de automatisering-voorkeuren deze taak nog op automatisch te zetten.

Nummering > Afwijkende nummering voor concept-facturen
WeFact raadt aan om een afwijkende nummering voor concept-facturen te hanteren. Concept-facturen kunnen gebruikt worden om nu alvast een factuur aan te maken, die later pas verstuurd zal worden. Om gaten in factuurnummering te voorkomen en een chronologische volgorde aan te houden, is er een afwijkende factuurnummering.

E-mail > Standaard e-mailberichten > E-mail bij aflopen abonnement?
Indien u uw klant de mogelijkheid wil geven een abonnement op te zeggen alvorens dit gefactureerd wordt, kunt u een herinnering sturen dat een abonnement bijna opnieuw gefactureerd gaat worden. U kunt er voor kiezen per abonnement een e-mail te sturen, of deze zoveel mogelijk samen te voegen in een enkele e-mail.

Contractverlenging (Wet van Dam)

Vanaf versie 2.7.0 is er een functionaliteit om een klant per e-mail uit te nodigen om online abonnementen te verlengen. Door deze contractverlenging kunt u een deel van het extra risico die de ‘Wet van Dam’ met zich meebrengt afvangen. Deze wet die vanaf 1 december 2011 van kracht wordt, beschermd consumenten tegen het stilzwijgend verlengen van contracten. Na de contractperiode heeft de consument het recht om maandelijks het abonnement op te zeggen, tenzij er aan het einde van de contractperiode expliciet is aangegeven opnieuw het abonnement te verlengen. Meer informatie over de Wet van Dam vindt u op ICTRecht: http://ictrecht.nl/factsheets/factsheet-stilzwijgende-verlenging-aan-banden-gelegd/



De instellingen voor de contractverlenging functionaliteit vindt u door in het menu te gaan naar "Instellingen", vervolgens "WeFact voorkeuren" en dan tabblad "Contractverlenging".


Stappenplan om de functionaliteit in gebruik te nemen
Stap 1
Om de contractverlenging functionaliteit in gebruik te nemen dient u eerst de instelling om een e-mail bij afloop van een abonnement te versturen in gebruik te nemen, indien u deze nog niet gebruikt. De hyperlink waar de klant op kan klikken om abonnementen te verlengen zal namelijk in dit e-mail bericht mee gestuurd worden.

Deze instellingen vindt u onder het tabblad "E-mail". Stel hier de instelling "E-mail bij afloop abonnement" in op "Ja". Er verschijnen dan een aantal extra instellingen die u na moet lopen.




Stap 2
Klik nu op het tabblad "Contractverlenging". Stel de instelling "Activeren voor" in voor de door u gewenste situatie. De Wet van Dam geldt in principe alleen voor particuliere klanten (consumenten), maar deze instelling biedt de mogelijkheid om ook te activeren voor zakelijke klanten.

Vervolgens zullen er 3 extra instellingen verschijnen die u moet nalopen:
  • "Mogelijkheid verlengen vanaf": vul hier het aantal dagen in dat een abonnement verlengd kan worden voordat de abonnementsperiode afloopt.
  • "Minimale periode": stel hier het minimum aantal maanden in dat een abonnement als facturatieperiode moet hebben. Wanneer een abonnement maandelijks gefactureerd wordt, kan het niet wenselijk zijn dat een klant iedere maand opnieuw moet verlengen.
  • "E-mailtemplate": indien u een bevestiging wilt sturen naar klant voor het verlengen van de abonnementen kunt u hier een e-mail template kiezen.





Stap 3
Sla de instellingen op door onderaan de pagina te klikken op de knop "Instellingen opslaan".


Stap 4
Als laatste dient u te zorgen dat de speciale code die de hyperlink in de e-mail genereert in de e-mail template komt. Dit moet in de e-mail template die u in stap 1 bij de "E-mail bij afloop abonnement" heeft ingesteld (instelling heet "Abonnement-herinneringsmail").

Kies in het menu "Instellingen" en dan vervolgens "Templates". Kies nu in de bovenste menubalk voor "E-mails". Hier kunt u de e-mail template kiezen om te bewerken. Vul op de door u gewenste positie in het e-mail bericht de volgende speciale code:
[START:renew]

Wilt u direct uw abonnementen verlengen, ga dan naar onze online verlengpagina: [renewLink]

[END:renew]





Stap 5
Sla de e-mail template op door onderaan de pagina te klikken op de knop "Template bewerken".

U heeft nu alle instellingen doorlopen.


Hoe weet ik of een abonnement verlengd is?
Wanneer u een bevestiging stuurt wanneer een abonnement verlengd is, kunt u bij dit e-mail bericht uw eigen e-mailadres als BCC invullen. Op deze manier krijgt u een kopie van de bevestiging.

Daarnaast kunt u het zien door een abonnement te klikken en dan te kijken onder tabblad "Verlenging".




Wat gebeurt er als de klant geen actie onderneemt?
Er zal nooit een abonnement stopgezet worden of een hostingpakket en domeinnaam opgezegd worden! Bij geen actie van de klant, zal het abonnement stilzwijgend worden verlengd. U kunt zelf bepalen of u dan handmatig de diensten beëindigd.

Betaalmethodes instellen

Onder "Instellingen" - "Klantenpaneel" - "Betaalmogelijkheden" kunt u de ondersteuning voor de gewenste betaalmethodes instellen.

Bankoverschrijving
U kunt hier aangeven of de klant bij het bestelformulier de mogelijkheid heeft om te kiezen voor een bankoverschrijving. Meer informatie

iDEAL
Bij iDEAL heeft u de mogelijkheid om uw klanten in het bestelformulier en/of in het klantenpaneel de mogelijkheid te geven om een iDEAL betaling te starten. Eventueel kunt u ook een link naar de iDEAL module opnemen in een e-mailbericht.

Meer informatie

PayPal
Bij PayPal heeft u de mogelijkheid om uw klanten in het bestelformulier en/of in het klantenpaneel de mogelijkheid te geven om een PayPal betaling te starten
Meer informatie

Automatische incasso
U kunt hier aangeven of de klant bij het bestelformulier de mogelijkheid heeft om te kiezen voor een automatische incasso.
Meer informatie

Automatisering

Op de pagina automatisering kunt u aangeven welke taken geautomatiseerd moeten worden en op welke manier.

Zo kunt u in het eerste tabblad aangeven of nieuwe facturen aangemaakt moeten worden als concept-facturen, die niet automatisch verstuurd kunnen worden, of als wachtrij-facturen.


In het tweede tabblad kunt u per taak aangeven of deze automatisch uitgevoerd moet worden en of dit enkel bij een inlog-poging moet, of ook door een ingestelde cronjob.


Klantenpaneel

Via "Instellingen" - "Klantenpaneel" kunt u naar de instellingen van het klantenpaneel gaan. Hier kunt u instellen wat de rechten van de klant zijn na inloggen en wat de klant te zien krijgt.